Contabilización automática de facturas y albaranes

El punto de partida

Suministros Industriales Dayca, distribuidor de suministro industrial y ferretería con sede en Alicante, recibe cada mes alrededor de 350 facturas de proveedores, muchas de ellas intracomunitarias. Cada una tenía que registrarse en el ERP, verificarse y conciliarse con su albarán de entrada antes de contabilizarse.

El problema

El proceso era manual, tedioso y chocaba con limitaciones rígidas del ERP. Por cada documento, el equipo de Compras tenía que buscar el proveedor, teclear los datos y «limpiar» a mano los códigos de los albaranes, porque los caracteres alfanuméricos bloqueaban el ERP. Después había que comprobar que el importe de la factura cuadraba exactamente con el albarán antes de generar el asiento contable.

Qué hicimos

Construimos una automatización RPA, apoyada en inteligencia artificial, que opera de forma autónoma en el servidor del cliente:

• Recoge las facturas que llegan por correo y extrae sus datos con IA.
• Busca el proveedor en el ERP y aplica automáticamente las reglas de limpieza de códigos.
• Localiza el albarán de entrada y cruza los importes.
• Si cuadra, genera el apunte contable y archiva el PDF en la red.
• Si el descuadre supera los 10 céntimos, no contabiliza: la factura va a un informe para que la revise una persona.

Resultados

• Unas 350 facturas al mes se contabilizan sin tecleo manual.
• Más de una jornada laboral al mes devuelta al equipo: se recupera alrededor de minuto y medio de tecleo y verificación por factura.
• Sin errores de introducción manual, incluidos los bloqueos del ERP por caracteres alfanuméricos en los albaranes.
• El equipo solo revisa excepciones: las facturas que cuadran se aprueban solas y únicamente llegan a una persona las que superan el margen de 10 céntimos.

¿Tu equipo sigue tecleando facturas?

Así trabajamos la contabilización automática de facturas y, en general, la automatización de procesos administrativos sobre el ERP que ya tienes. Un proyecto que exige cambiar todo antes de empezar es un proyecto que no arranca.