Conciliación automática de pagos multicanal

El punto de partida

Una marca de moda con venta online en toda Europa cobra a través de muchas plataformas a la vez: Amazon, Shopify Payments, PayPal, Scalapay, Klarna, Vente-Privée y Revolut. Toda esa información financiera tenía que descargarse, homogeneizarse e importarse en su ERP para poder hacer las conciliaciones contables.

El problema

Descargar a mano cada informe de cada plataforma suponía un esfuerzo administrativo enorme, y las diferencias de formato entre unas y otras provocaban problemas técnicos:

• Duplicados al subir archivos con transacciones de varias líneas.
• Dificultad para detectar fallos de facturación de Amazon, como pedidos servidos sin factura emitida desde otras filiales europeas.
• Retraso operativo: como el proceso era tan tedioso, las conciliaciones se acumulaban y solo se hacían a final de mes.

Qué hicimos

Desarrollamos varios agentes de automatización en la nube que se conectan directamente, o vía API, a cada plataforma de pago:

• Descargan solos los informes, como los de pagos y pedidos de Amazon.
• Estandarizan los datos y crean una clave única por movimiento (ID de transacción, tipo y SKU), lo que elimina los duplicados.
• Dejan los archivos preparados en su estructura de carpetas o los suben directamente al ERP.

Resultados

• Conciliación diaria: 5 de las 6 pasarelas pasaron de cierres semanales o mensuales a conciliarse automáticamente cada día.
• Procesado en el ERP mucho más rápido: de más de 3 horas a 1 hora en Amazon, y de 1 hora a 5-10 minutos en el resto de canales.
• Cero intervención manual en la descarga e importación diaria de archivos.

¿Sigues conciliando cobros a mano a final de mes?

Así trabajamos la automatización de finanzas y contabilidad y, en general, la automatización de procesos administrativos sobre el ERP que ya tienes.