Cuadro de mando de dirección: 8 indicadores para empezar (y de dónde sale cada uno)

Un cuadro de mando de dirección con cuarenta indicadores no es un cuadro de mando: es un informe que nadie lee entero. Los que funcionan caben en una pantalla, se miran cada semana y llevan a una decisión. El resto puede vivir en los paneles de cada área.

Esta lista propone ocho indicadores para empezar. No son los únicos posibles, pero cubren las preguntas que se hace casi cualquier dirección de una empresa industrial, de distribución o de servicios. Para cada uno explicamos qué pregunta responde, de qué sistema sale y cuál es la trampa más habitual al calcularlo, porque un indicador mal definido es peor que no tenerlo.

Antes de la lista: tres reglas

• Cada indicador, una definición escrita. Qué se cuenta, qué no y de dónde sale. Si finanzas y comercial lo calculan distinto, se acordará una vez y se escribirá.
• Cada indicador, un responsable. Alguien que responde de que el dato sea correcto y de explicar por qué se ha movido.
• Cada indicador, una comparación. Un número suelto no dice nada. Se compara con el objetivo, con el mismo periodo del año anterior o con la tendencia de las últimas semanas.

1. Ventas frente a objetivo

Qué responde: ¿vamos a llegar?

De dónde sale: del ERP (facturación) o del CRM (pedidos), comparado con el presupuesto.

La trampa: mezclar pedidos y facturas. Comercial suele contar lo vendido y finanzas lo facturado, y en la reunión aparecen dos cifras. Hay que elegir una, escribirlo y, si interesa ver las dos, mostrarlas con nombres distintos.

2. Margen bruto real

Qué responde: ¿ganamos dinero con lo que vendemos, y con qué productos o clientes?

De dónde sale: del ERP, cruzando ventas con el coste de lo vendido.

La trampa: usar el coste estándar en lugar del real. Si los portes, aranceles, descuentos o devoluciones no se imputan a cada línea, el margen que ve la dirección es mejor que el que hay. Es el indicador en el que más se nota tener los costes bien repartidos.

3. Tesorería y previsión a corto plazo

Qué responde: ¿tendremos caja en las próximas semanas?

De dónde sale: de los saldos bancarios, más los cobros y pagos previstos del ERP.

La trampa: ver solo el saldo de hoy. Lo útil es la previsión: lo que entra y sale en las próximas semanas según los vencimientos. Y eso solo es fiable si la conciliación bancaria está al día, no a fin de mes.

4. Cobros vencidos y plazo medio de cobro

Qué responde: ¿quién nos debe dinero y desde cuándo?

De dónde sale: de la cartera de clientes del ERP.

La trampa: mirar el total sin la antigüedad. Un saldo vencido de cinco días no es lo mismo que uno de noventa. El panel debe mostrar los tramos y los diez clientes con más importe vencido, para que alguien llame mañana.

5. Cartera de pedidos pendientes

Qué responde: ¿cuánto trabajo tenemos comprometido?

De dónde sale: de los pedidos abiertos del ERP.

La trampa: pedidos antiguos que nadie cierra. Si en el sistema siguen abiertos pedidos de hace un año que ya no se van a servir, la cartera parece más sana de lo que es. Antes de mostrar este indicador, hay que limpiar.

6. Rotación de stock

Qué responde: ¿tenemos dinero parado en el almacén?

De dónde sale: del módulo de almacén o del ERP, cruzando existencias con consumo o ventas.

La trampa: el dato medio. La rotación media puede ser buena con un 20% de referencias que no se mueven desde hace meses. Conviene ver la lista de referencias sin movimiento, no solo la media.

7. Entregas a tiempo

Qué responde: ¿cumplimos lo que prometemos al cliente?

De dónde sale: del ERP o del sistema de logística, comparando la fecha comprometida con la real de entrega.

La trampa: medir contra la fecha que se va moviendo. Si cada vez que un pedido se retrasa alguien cambia la fecha prometida, el indicador siempre sale bien. Hay que guardar la primera fecha comprometida.

8. Oportunidades comerciales abiertas

Qué responde: ¿qué ventas vienen en los próximos meses?

De dónde sale: del CRM.

La trampa: un CRM que no se actualiza. Si el equipo comercial no registra las oportunidades o no las cierra cuando se pierden, este indicador es ficción. Por eso conviene empezar mostrando pocas fases, bien definidas, y revisarlo en la reunión comercial cada semana.

Lo que tienen en común

Repasa el «de dónde sale» de cada indicador: ERP, banco, almacén, CRM, presupuesto. Casi ningún indicador útil vive en un solo sistema. Y casi todas las trampas tienen el mismo origen: datos que se copian a mano, definiciones distintas según quién calcule y registros que nadie mantiene.

Por eso un buen cuadro de mando de dirección se construye de abajo arriba:

1. Primero las definiciones. Qué es una venta, un margen o una entrega a tiempo, por escrito.
2. Después el dato. Cargas automáticas desde cada sistema y, cuando hay muchas fuentes, un data warehouse que lo une todo.
3. Por último, el panel. En Power BI o en la herramienta que ya uséis.

Si se hace al revés, el panel queda bonito y las cifras siguen sin cuadrar. Es la razón de que tantas empresas tengan Power BI y sigan pidiendo el Excel de siempre. Lo explicamos con más detalle en por qué necesitas buenos datos antes de usar la IA, y vale igual para el BI.

Cómo montarlo en Power BI sin que se quede en un adorno

Unas pocas decisiones marcan la diferencia entre un panel que se usa y uno que se abandona:

• Una pantalla, ocho cifras. El detalle va en páginas aparte, a un clic.
• Actualización automática. Si alguien tiene que refrescar el panel a mano cada lunes, un lunes no lo hará.
• La fecha del dato, visible. Todo el mundo debe saber si mira el dato de ayer o el de hace una semana.
• Alertas, no solo gráficos. Lo que se sale de lo normal se marca en color o se avisa por correo.
• Una reunión que lo use. El panel se proyecta en la reunión de dirección y se comenta indicador por indicador. Si no se usa ahí, no se usará en ningún sitio.

Elegir una consultoría para hacerlo es otra decisión. La explicamos en consultoría de business intelligence: qué hace y cómo elegirla.

En resumen

Un cuadro de mando de dirección empieza con pocos indicadores: ventas frente a objetivo, margen bruto real, tesorería prevista, cobros vencidos, cartera de pedidos, rotación de stock, entregas a tiempo y oportunidades comerciales. Cada uno necesita una definición escrita, un responsable y una comparación. Casi todos se alimentan de varios sistemas, así que el orden es siempre el mismo: definiciones, dato y, por último, el panel.